كتاب: الأرشفة الإلكترونية للوثائق في دار الوثائق القومية السودانية – دراسة حالة

المؤلف: د. إقبال محمد صالح

شهد العالم في العقود الأخيرة تحولات كبيرة في مجال إدارة المعلومات، وكان من أبرز هذه التحولات تبني الأرشفة الإلكترونية للوثائق كبديل حديث للأرشيف التقليدي، تهدف هذه الدراسة التي أعدتها الدكتورة إقبال محمد صالح إلى تسليط الضوء على تجربة دار الوثائق القومية السودانية في تطبيق الأرشفة الإلكترونية للوثائق، وتبيان الفوائد والتحديات المرتبطة بها.

مفهوم الأرشفة الإلكترونية للوثائق

الأرشفة الإلكترونية للوثائق هي عملية تحويل الوثائق الورقية إلى شكل إلكتروني باستخدام تقنيات الحوسبة الحديثة، بهدف تسهيل حفظها واسترجاعها عند الحاجة، وتعد هذه العملية أحد أركان التحول الرقمي في المؤسسات، لما تحققه من كفاءة في الأداء وسرعة في الوصول إلى المعلومات، إن استخدام الأرشفة الإلكترونية للوثائق يقلل من الحاجة للمساحات الكبيرة ويحمي الوثائق من التلف أو الفقدان.

دوافع التحول إلى الأرشفة الإلكترونية

دفعت العديد من العوامل دار الوثائق القومية السودانية إلى اعتماد الأرشفة الإلكترونية، من أبرزها:

• التكدس الكبير للملفات الورقية.
• صعوبة البحث والاسترجاع في النظام الورقي.
• بطء الأداء الإداري وزيادة التكاليف.
• ضعف مستوى الأمان وحماية المعلومات.
• الحاجة إلى مواكبة التطور التكنولوجي.

وقد بينت الدراسة أن المؤسسات التقليدية تعاني من بطء الإجراءات وضياع الوثائق، بينما توفر الأرشفة الإلكترونية حلولاً دقيقة وسريعة وعالية الكفاءة.

مراحل تنفيذ الأرشفة الإلكترونية للوثائق

تم تقسيم مراحل الأرشفة الإلكترونية في دار الوثائق إلى مرحلتين رئيسيتين:

مرحلة التخطيط:

• دراسة نوعية وحجم الوثائق.
• تحديد أولويات الرقمنة.
• اختيار البرامج والأدوات المناسبة.

مرحلة التنفيذ:

• جمع الوثائق وتصنيفها.
• مسحها ضوئياً بجودة عالية.
• مراجعة الجودة ومطابقة النسخ الرقمية مع الأصلية.
• إدخال البيانات وحفظها في قواعد معلومات مهيكلة.

فوائد الأرشفة الإلكترونية للوثائق

أظهرت الدراسة أن تطبيق الأرشفة الإلكترونية في دار الوثائق القومية السودانية أدى إلى فوائد جمة، منها:

• تسريع الأداء الوظيفي وتقليل الزمن اللازم لإنجاز المعاملات.
• خفض التكاليف المرتبطة بالأرشفة الورقية.
• رفع مستوى حماية الوثائق.
• إمكانية استرجاع المعلومات بدقة.
• تسهيل مشاركة البيانات بين الأقسام والجهات المختلفة.
• تقليل الاعتماد على الورق وتعزيز مفهوم "المكتب بلا ورق".

التحديات التي واجهت التطبيق

رغم الفوائد، فقد واجهت دار الوثائق عدة تحديات في تطبيق الأرشفة الإلكترونية، منها:

• مقاومة التغيير من بعض الموظفين المعتادين على الأرشفة التقليدية.
• ضعف البنية التحتية التكنولوجية في بعض الأقسام.
• نقص في الكوادر المدربة على إدارة الوثائق الرقمية.
• الحاجة المستمرة إلى التحديث والصيانة.

ومع ذلك، لم تثنِ هذه التحديات الجهة المعنية عن الاستمرار في مشروع الأرشفة الإلكترونية للوثائق لما له من أثر إيجابي كبير.

نظم الأرشفة الإلكترونية المستخدمة

استعرضت الدراسة عدة أنظمة مستخدمة في الأرشفة الإلكترونية للوثائق، منها:

Smart Doc: وهو نظام أرشفة مرن يعتمد على المسح الضوئي وتصنيف الوثائق باستخدام هيكل تنظيمي شجري.

أنظمة محلية ومستوردة أخرى تدعم عمليات التصنيف، والحفظ، والفهرسة بشكل دقيق وذكي.

وتم التأكيد على ضرورة اختيار النظام وفقاً لاحتياجات المؤسسة وسهولة استخدامه من قبل جميع الموظفين.

الأرشفة الإلكترونية وأمن المعلومات

من أهم مزايا الأرشفة الإلكترونية أنها تعزز أمن المعلومات، من خلال:

• ضبط صلاحيات الوصول للمستخدمين.
• حماية النسخ الرقمية من التلف أو الفقد.
• إنشاء نسخ احتياطية دائمة للوثائق المهمة.
• تقليل احتمالات العبث أو التزوير بالمستندات.

توصيات الدراسة

خلصت الدراسة إلى مجموعة من التوصيات لتطوير الأرشفة الإلكترونية في دار الوثائق القومية السودانية:

• إنشاء شراكات مع جهات إقليمية ودولية للاستفادة من خبراتها.
• تدريب العاملين وتأهيلهم لاستخدام الأنظمة الحديثة.
• تطوير البنية التحتية التقنية بما يدعم الأرشفة الرقمية.
• تحديث الأنظمة باستمرار لتواكب متطلبات حفظ واسترجاع المعلومات.

كما شددت على أن النجاح في تطبيق الأرشفة الإلكترونية يتطلب تكامل الجوانب التقنية والإدارية والبشرية.

تُعد تجربة دار الوثائق القومية السودانية في الأرشفة الإلكترونية للوثائق مثالاً مهماً على التحول الرقمي في إدارة الوثائق، فقد استطاعت المؤسسة تجاوز كثير من العقبات لتحقق نقلة نوعية في حفظ المعلومات وإدارتها، ومما لا شك فيه أن الأرشفة الإلكترونية للوثائق ستظل حجر الزاوية لأي مؤسسة تطمح للتطور وتحسين الأداء الإداري والمعلوماتي.

يمكنك تحميل كتاب الأرشفة الإلكترونية للوثائق في دار الوثائق القومية السودانية – دراسة حالة مباشرةً من هنا.