يهدف الكتيب إلى توضيح كيفية إدارة السجلات والمستندات الرقمية وربطها بالعمليات اليومية، مع التركيز على ضمان الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية المتزايدة. يتناول الكتيب، المدعوم بأمثلة من الذكاء الاصطناعي، موضوعات حيوية تشمل:

• دورة حياة الوثيقة الإلكترونية: من الإنشاء أو الاستلام، مرورًا بالتصنيف، التداول، الحفظ، وانتهاءً بالحذف الآمن أو الأرشفة الدائمة.

• التصنيف والفهرسة: يقدم شرحاً مفصلاً للفرق بين المفهومين وكيفية بناء هيكل تصنيف ناجح لتنظيم المحتوى الرقمي المؤسسي.

• الحماية والأمان: يغطي تقنيات أساسية مثل التشفير، والتحكم الدقيق في صلاحيات الوصول، وسجلات التدقيق التي لا تُمحى، والنسخ الاحتياطي.

• الامتثال التنظيمي والرقابة: يوضح كيف يمكن لنظام إدارة الوثائق أن يكون أداة استراتيجية لاجتياز عمليات التدقيق وضمان الالتزام بالتشريعات المحلية، مثل أنظمة حماية البيانات والأرشفة الوطنية.

   

يتميز الكتيب بمنهجيته التطبيقية، حيث يستعرض قصص نجاح وتجارب واقعية لمؤسسات سعودية، مثل البلديات ووزارة العدل، نجحت في التحول الرقمي لوثائقها. كما يستخدم نظام "DocSuite" كمثال واقعي يوضح كيف يمكن للحلول الذكية أن تترجم السياسات النظرية إلى ممارسة عملية، مما يثبت أن التحول الرقمي المنظم والمدروس هو أمر ممكن وفعّال.

باختصار، يُعتبر هذا الكتيب مرجعًا موثوقًا للمديرين والمحترفين الذين يسعون إلى تعزيز كفاءة مؤسساتهم، وتأمين أصولهم المعلوماتية، وتحقيق التميز في بيئة عمل تعتمد على الدقة والسرعة والامتثال.